Richtlinie zum Whistleblowerschutz – Anpassung vorhandener Meldesysteme

Die neue EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz macht konkrete Vorgaben für die Ausgestaltung sogenannter Meldekanäle in Unternehmen. Nach der Umsetzung in deutsches Recht spätestens 2021 müssen Unternehmen ein richtlinienkonformes Meldesystem eingerichtet haben. Dies ist gefordert von Unternehmen 50 Mitarbeitern oder ab 10 Millionen Umsatz im Jahr.

Viele Unternehmen in Deutschland haben bereits ein Meldesystem. Insbesondere größere Unternehmen haben Anlaufstellen für Hinweisgeber bereits eingerichtet. Kleinere, mittelständische Unternehmen werden sich der Herausforderung stellen müssen, hier entsprechende Strukturen einzurichten.

Die vorhandenen Meldesysteme müssen mit Inkrafttreten der Richtlinie angepasst werden.

Denn da viele Unternehmen die Meldesysteme ohne gesetzgeberische Vorgaben eingerichtet haben, werden diese nur in seltensten Fällen der Richtlinie entsprechen.
Die Unternehmen sollten daher frühzeitig damit anfangen, ihre Meldekanäle und das Hinweisgebersystem zu überprüfen.
Nach der Richtlinie ist wichtig, dass die Anonymität der Hinweisgeber unbedingt gewahrt wird. Das ist oftmals bei klassischen Kommunikationswegen, etwa E-Mail oder Telefon, nicht der Fall. Hier sollte darüber nachgedacht werden, ein webbasiertes Hinweisgebersystem einzurichten, welches den Vorgaben der Richtlinie entspricht.

Daneben schreibt die Richtlinie auch klar die Prozesse und Arbeitsabläufe vor, mit denen Meldungen behandelt werden. Auch hierauf sollte ein vorhandenes Meldesystem überprüft und angepasst werden.

Im Rahmen der Anpassung ist auch die interne Kommunikation zu überdenken. Denn nur mit Information der Mitarbeiter, funktioniert das System.

Eine Herausforderung stellt die Umsetzung der Richtlinie vor allem für kleinere Unternehmen dar, die gerade oberhalb der oben genannten 50-Mitarbeiter-Grenze liegen. Für diese dürfte sinnvoll sein, externe Dienstleister mit der Einrichtung eines Meldesystems zu beauftragen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass solche Unternehmen ein Hinweisgebersystem bereitstellen. Das dürfte am Ende günstiger und einfacher sein.