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Richtlinie zum Whistleblowerschutz – Anpassung vorhandener Meldesysteme

Die neue EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz macht konkrete Vorgaben für die Ausgestaltung sogenannter Meldekanäle in Unternehmen. Nach der Umsetzung in deutsches Recht spätestens 2021 müssen Unternehmen ein richtlinienkonformes Meldesystem eingerichtet haben. Dies ist gefordert von Unternehmen 50 Mitarbeitern oder ab 10 Millionen Umsatz im Jahr.

Viele Unternehmen in Deutschland haben bereits ein Meldesystem. Insbesondere größere Unternehmen haben Anlaufstellen für Hinweisgeber bereits eingerichtet. Kleinere, mittelständische Unternehmen werden sich der Herausforderung stellen müssen, hier entsprechende Strukturen einzurichten.

Die vorhandenen Meldesysteme müssen mit Inkrafttreten der Richtlinie angepasst werden.

Denn da viele Unternehmen die Meldesysteme ohne gesetzgeberische Vorgaben eingerichtet haben, werden diese nur in seltensten Fällen der Richtlinie entsprechen.
Die Unternehmen sollten daher frühzeitig damit anfangen, ihre Meldekanäle und das Hinweisgebersystem zu überprüfen.
Nach der Richtlinie ist wichtig, dass die Anonymität der Hinweisgeber unbedingt gewahrt wird. Das ist oftmals bei klassischen Kommunikationswegen, etwa E-Mail oder Telefon, nicht der Fall. Hier sollte darüber nachgedacht werden, ein webbasiertes Hinweisgebersystem einzurichten, welches den Vorgaben der Richtlinie entspricht.

Daneben schreibt die Richtlinie auch klar die Prozesse und Arbeitsabläufe vor, mit denen Meldungen behandelt werden. Auch hierauf sollte ein vorhandenes Meldesystem überprüft und angepasst werden.

Im Rahmen der Anpassung ist auch die interne Kommunikation zu überdenken. Denn nur mit Information der Mitarbeiter, funktioniert das System.

Eine Herausforderung stellt die Umsetzung der Richtlinie vor allem für kleinere Unternehmen dar, die gerade oberhalb der oben genannten 50-Mitarbeiter-Grenze liegen. Für diese dürfte sinnvoll sein, externe Dienstleister mit der Einrichtung eines Meldesystems zu beauftragen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass solche Unternehmen ein Hinweisgebersystem bereitstellen. Das dürfte am Ende günstiger und einfacher sein.

Whistleblowerschutz und interne Kommunikation-Schutz des Unternehmen durch VertrauensbildungCorona-Krise: Zeit für die Einrichtung eines Meldesystems nutzen

Gestärkter Hinweisgeberschutz: Indicia bietet umfassende Lösungen zur rechtskonformen Umsetzung

Es ist soweit: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und Beschäftigungsgeber sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet!

Lediglich Unternehmen ab 50 bis 249 Mitarbeitenden bekommen eine Verlängerungsfrist bis 17. Dezember 2023. Der Schutz der hinweisgebenden Person (Whistleblower) vor Repressalien steht an oberster Stelle, damit sie ohne Ängste durch ihre Meldungen wertvolle Beiträge dazu leisten, Fehlverhalten aufzudecken. Für Arbeitgeber besteht die Beweislastumkehr, das bedeutet, dass diese nachweisen müssen, dass zukünftige Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer in keinem Zusammenhang mit seiner Meldung stehen. Werden Hinweise kanalisiert und intern gelöst, ist am Ende allen geholfen. Der gestärkte Hinweisgeberschutz trägt zur Bekämpfung von Korruption, Betrug und anderen rechtswidrigen Handlungen bei und fördert eine transparente und ethische Arbeitskultur.

Ein digitales Hinweisgebersystem erfüllte alle Anforderungen des Gesetzes und eine externe Beauftragung hierfür verhindert Interessenskonflikte im Unternehmen und spart Ihnen die Kosten für die Entwicklung einer internen Lösung und Bereitstellung von geschulten Mitarbeitern. Indicia bietet Unternehmen umfassende Beratung und Lösungen zur rechtskonformen Umsetzung aller mit dem Hinweisgeberschutz verbundenen Maßnahmen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den Schutz von Hinweisgebern gewährleistet und eine transparente und integre Arbeitsumgebung fördert.

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