Häufig gestellte Fragen rund um Whistleblowing, der Whistleblowergesetze und zum Hinweisgeberschutz

Die am 17.12.2021 in Kraft getretene EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, (EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019) ist als Whistleblower-Richtlinie bekannt.
Diese Richtlinie greift auch in Deutschland, bis sie in ein nationales Gesetz umgesetzt werden wird, dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dieses wird den sachlichen Anwendungsbereich, Schutzmaßnahmen und viele weitere Details konkretisieren, doch die Grundprinzipien sind bereits durch die EU-Richtlinie bekannt.
Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen und staatliche Stellen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems und verbietet die Sanktionierung von Whistleblowern. Es muss also ein arbeitsrechtlicher Schutz für die Mitarbeitenden geschaffen werden, frei von Angst und Druck, Hinweise zu geben.
Dem Arbeitgeber ist es verboten, arbeitsrechtlich benachteiligende Maßnahmen gegenüber dem Whistleblower vorzunehmen.
Hierzu gehört auch das Verbot informeller Maßnahmen wie Mobbing.
Verstößt das Unternehmen hiergegen, droht dem Unternehmen selbst eine Sanktionierung, etwa in Form eines Bußgeldes.

Interne Meldestellen können mit eigenen Mitarbeitenden besetzt werden. Bei Holding Strukturen, müssen mehrere Meldestellen parallel eingerichtet werden.

Privatwirtschaftliche und staatliche Unternehmen ab 250 Arbeitnehmern und Kommunen, deren Einwohnerzahl 10.000 übersteigt, sind durch die Whistleblower-Richtlinie zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet.
Ab einer Mitarbeiteranzahl von 50 und/oder mehr als 10 Mio. EUR Jahresumsatz, sollen Unternehmen ein internes Hinweisgebersystem einführen.
Unternehmen, die in den Bereichen der Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung agieren, sind weitergehend unabhängig von der Anzahl ihrer Arbeitnehmer zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet.
Kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden wird eine längere Frist bis 17. Dez. 2023 gewährt. Unternehmen ab 250 Beschäftigten, sind seit dem 17. Dez. 2021 dazu verpflichtet.

Verantwortlich für die Einrichtung ist die Geschäftsführung.
Folgende Dinge müssen geklärt werden:

• Wer soll personell zuständig sein, da eine qualifizierte Person, die grundsätzlich unabhängig sein sollte, dafür eingesetzt werden muss.
• Wie schaffe ich einen ausreichenden Abstand zur operativen Organisation im Unternehmen, um Interessenskonflikte zu vermeiden?
• Wie kann der Hinweis vertrauensvoll und anonym bearbeitet werden,
• bzw. hat die Geschäftsleitung für die interne Meldestelle hierfür bereits eine Softwarelösung? Eine externe Ombudsperson ist nicht in der Lage anonym vorzugehen, wie es die EU-Richtlinie vorschreibt, denn diese kennt die Identität des Hinweisgebenden.

Folgende Schritte werden notwendig und hierfür muss verantwortliches Personal definiert werden:

1. Kommunikation mit Hinweisgebenden und Analyse des Hinweises
2. Untersuchung des Sachverhaltes, Plausibilitätsprüfung
3. Ergreifung von Maßnahmen
4. Einhaltung der gesetzlichen Fristen

Zudem muss eine Koordination mit dem Datenschutzbeauftragten, sowie dem Betriebs- bzw. Personalrat (wenn vorhanden) stattfinden.

• Whistleblower werden generell größeres Vertrauen in ein extern betriebenes Hinweisgebersystem haben, da sie hier die Anonymität eher gewährleistet sehen, sowie den nötigen Abstand zum eigenen Unternehmen und Kollegen/Kolleginnen.
• Eine Meldestelle befasst sich mit sehr sensiblen Themen, für die rechtlich- und psychologisch geschultes Personal mit Wissen und Erfahrung erforderlich sind. Dieses bieten externe Partner grundlegend an, da sie Experten in der richtlinienkonformen Bearbeitung von Hinweisen sind.
• Es muss somit kein eigenes Personal eingestellt werden, keine Vertretung benannt und keine Schulungen organisiert werden.
• Kosten sind gut kalkulierbar, da Abrechnung nach Aufwand erfolgt.
• Die Software-Lösung für die Bearbeitung anonymer Meldungen liegt vor.
• Kommunikation mit den Hinweisgebern und Einhaltung aller Fristen wird übernommen und beachtet.

• Ihr Unternehmen kann sehr schnell auf Missstände reagieren und interne Prozesse verbessern!
• Eine geräuschlose und interne Klärung, verhindert eine skandalträchtige, öffentliche Aufmerksamkeit.
• Reputationsschäden können abgewandt und Fehlentwicklungen abgestellt werden, wenn die Geschäftsleitung das Hinweisgebersystem als „Frühwarnsystem“ nutzt und ausschöpft.
• Es ist Anlass und Chance, schon bestehende Hinweisgebersysteme zu überprüfen und weiterzuentwickeln, um den bestmöglichen Nutzen zu erzielen.
• Die Geschäftsführung großer, internationaler Unternehmen, kann nicht jeden Missstand kennen und ist auf seine Arbeitnehmer angewiesen.
• Der gute Ruf des Unternehmens wird geschützt und gefördert, wenn offen kommuniziert wird, dass interne Hinweise geschätzt, als „Schutz von innen“ betrachtet und vertrauensvoll und anonym in einem guten Hinweisgebersystem bearbeitet werden.
• Ist ein Hinweisgebersystem implementiert, schreckt es generell Betrüger ab, Straftaten zu begehen.

Die allgemeine Begriffsdefinition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“ (vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)

Folglich werden Beschäftigen eines Unternehmens bzw. einer Organisation Möglichkeiten geboten, anonyme Hinweise über beobachtete Missstände wie auch Regelverstöße zu melden, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen. Die Hemmschwelle für potentiell wichtige Meldungen sinkt demnach enorm.

Bei einem digitalen Hinweisgebersystem (z.B. von Indicia) handelt es sich grundsätzlich um eine Software, über die Hinweisgeber eine Meldung abgeben können – etwa auf einer digitalen Oberfläche bzw. einer Internetseite. Das Meldesystem lässt sich somit üblicherweise einfach mit bereits bestehenden Systemen kombinieren, ist ortsunabhängig erreichbar und liefert eine zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber.

Zunächst wird vom Hinweisgeber/Whistleblower ein Hinweis hinterlegt. Indicia bietet hier 3 Optionen: Über eine separate Hotline, eine gesicherte Email-Adresse oder über eine spezielle Online-Maske. Der Hinweis bzw. der Vorfall wird anschließend dokumentiert und mit einer Vorgangsnummer versehen. Der Hinweisgeber hat zudem die Möglichkeit, sich jederzeit über den Status des gemeldeten Vorfalls transparent informieren zu können.

Der nächste Schritt beinhaltet die Prüfung des Hinweises hinsichtlich Stichhaltigkeit und Aufbereitung. Weiterhin werden Detailfragen mit dem Hinweisgeber geklärt sowie der zuständige Compliance-Verantwortliche informiert. Die Identität des Hinweisgebers wird dabei gewahrt. Den Hinweisen wird nun nachgegangen und falls notwendig, weiterführende interne Ermittlungen losgetreten.

Gemäß Whistleblowing-Report aus dem Jahr 2021 haben mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen Hinweise erhalten. Bei größeren Unternehmen (> 250 Mitarbeiter) gingen durchschnittlich 65 Meldungen pro Jahr ein. Bei kleineren Unternehmen (20 bis 49 Mitarbeitende) fielen durchschnittlich 16 Meldungen an. Weiterhin hat sich jede zweite Meldung als relevant und gehaltvoll erwiesen.

Die Implementierung eines professionellen Hinweisgebersystems dauert, je nach Funktionsumfang und unter Berücksichtigung zu evaluierender Fragestellungen, erfahrungsgemäß zwei bis sechs Wochen.