Whistleblowerschutz und interne Kommunikation-Schutz des Unternehmen durch Vertrauensbildung

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern ist beschlossene Sache und es gibt nur noch in einzelnen, kleineren Detailfragen Diskussionsbedarf auf europäischer Ebene. Relativ klar ist, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und Behörden betroffen sind. Also sind auch kleinere Unternehmen verpflichtet, den Schutz von Hinweisgebern zu organisieren, interne Meldekanäle einzurichten und die Vorgaben der Richtlinie im Unternehmen umzusetzen.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Behörde spielt bei der Umsetzung der Richtlinie und bei der Schaffung einer richtlinienkonformen Meldestruktur die interne Kommunikation eine wichtige Rolle. Hierdurch kann in Einzelfällen gar das Unternehmen geschützt werden.

Die EU-Richtlinie verpflichtet Unternehmen, interne Meldekanäle einzurichten, über die der Hinweisgeber seine Informationen auf den Weg bringen kann. Hierbei handelt es sich um Kommunikations Wege innerhalb des Unternehmens oder um solche, welche von hierauf spezialisierten Dienstleistern bereitgestellt werden.

Von den internen Meldekanälen sind die externen Meldekanäle zu unterscheiden. Dies sind Stellen, die von den Mitgliedsländern eingerichtet werden, um Informationen von Hinweisgebern entgegenzunehmen. Es zu erwarten, dass solche externen Meldekanäle bei der Strafverfolgungs-oder Ermittlungsbehörden geschaffen werden.

In den Diskussionen um die Inhalte der EU-Richtlinie wurde überlegt, eine Regelung aufzunehmen, nach welcher ein Hinweisgeber zunächst die internen Kanäle zu nutzen hat, bevor er auf die externen Kanäle zugreifen darf. Dies hat sich letztendlich nicht durchgesetzt. Der Hinweisgeber hat mehr oder weniger die Wahl, ob er einen internen oder aber den externen Kanal nutzt.

Er wird einen externen Kanal nutzen, wenn er in den internen Kanal kein Vertrauen hat.

Dies kann für das Unternehmen nachteilig sein. Denn wenn die Information schon an außerhalb des Unternehmens stehende Dritte gelangt ist, ist die Möglichkeit zu einer internen Aufarbeitung unter Umständen verwehrt. In diesem Fall ist die Hinzuziehung von auf Compliance spezialisierten Anwälten notwendig. Wenn etwa Ermittlungsbehörden Kenntnis erlangen, müssen diese ermitteln und dem Unternehmen stehen weniger Möglichkeiten der Schadensbegrenzung zur Verfügung. Dabei darf natürlich eine Schadensbegrenzung nicht mit „Vertuschung“ gleichgesetzt werden. Gleichwohl gibt es sicher auch Fälle, in denen auch eine erweiterte interne Aufklärung drohende Rechtsverstöße verhindern kann.

Für das Unternehmen ist eine Nutzung des internen Meldekanals also von Vorteil. Ein solcher wird aber nur genutzt, wenn Vertrauen in die Integrität des Unternehmens vorhanden ist und gerade nicht der Verdacht besteht, dass eine Nutzung des internen Meldekanals „Vertuschung“ droht.

Daher muss im Rahmen der internen Kommunikation und durch eine strategisch geplante Aufklärung der Mitarbeiter Vertrauen in das interne Meldesystem geschaffen werden. Dies ist gerade auch in kleineren Unternehmen wichtig, die etwa noch kein ausdrückliches Compliancemanagementsystem-CMS-haben. Gerade hier ist es wichtig, dass Compliance und auch der Umgang mit Hinweisgebern als eine Unterart der Compliance nicht bedeutet: Gegenseitige Überwachung. Vielmehr sind alle Mitarbeiter gefordert, nach dem Motto zu handeln: Aufeinander Aufpassen.

Dies folgt auch der Überlegung, dass Regelverstöße meist nicht mit dem Vorsatz geschehen, Gesetze zu brechen oder unredlich zu handeln. Häufig geschieht dies auch durch Nichtwissen oder Fehler einschätzen von Situationen, oftmals führt man langjährige Praktiken weiter ohne sich zu überlegen, ob inzwischen andere Maßstäbe gelten oder sich die Rechtslage geändert hat. Gerade in mittelständischen Unternehmen, in denen schnell und „hemdsärmelig“entschieden wird, sind alle Mitarbeiter gefordert, auf Einhaltung der Regeln zu achten und drohende Regelverstöße anzusprechen.

Dies muss gelebt und kommuniziert werden; hier muss die Unternehmensleitung klare Kante zeigen und die Maßstäbe anlegen die auch eindeutig und klar über die internen Kommunikationskanäle (Intranet, Mitarbeiterversammlung, Mitarbeiterschulungen) in alle Teile des Unternehmens getragen werden.

Interne Kommunikation schafft Vertrauen, Vertrauen führt zur Nutzung der internen Meldekanäle und dies schützt das Unternehmen.

Die Unternehmen ist gehalten, die interne Kommunikation im Hinblick auf die Umsetzung der Hinweisgeber-Richtlinie entweder durch geschulte Mitarbeiter selbst oder auch durch auf diese Kommunikation spezialisierte Drittunternehmen erarbeiten zu lassen.