Corona-Krise: Zeit für die Einrichtung eines Meldesystems nutzen

Viele Unternehmen stehen zur Zeit ganz oder zeitweise still. Covid 19 zwingt Mitarbeiter ins Home Office, Kunden verschieben Aufträge, Umsätze brechen ein.
Um wenigstens etwas Positives auf diesen Stillstand zu ziehen, können organisatorische und strukturelle Arbeiten erledigt werden . Diese bleiben bekanntlich allzu oft im Tagesgeschäft liegen. Hierzu gehört auch, sich mit dem Thema whistleblowerschutz zu befassen. Denn ab 2021 greift die neue EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz. Nach dieser müssen etwa Unternehmen mehr als 50 Mitarbeitern Meldekanäle einrichten.   Hinweisgeber müssen ihre Meldungen an einen im Unternehmen bestimmten Hinweisgeberempfänger richten können. Daneben werden organisatorische und strukturelle Arbeiten im Unternehmen erforderlich, um diese Meldungen richtlinienkonform zu bearbeiten. Neben einer Umsetzung im Unternehmen selbst besteht auch die Möglichkeit, Drittfirmen hiermit zu beauftragen. Hierdurch können insbesondere kleinere Unternehmen die notwendigen Tätigkeiten ausgliedern und so gegebenenfalls Kosten sparen.

Warten Sie nicht bis 2021

Unternehmer müssen mit den Arbeiten zur Umsetzung nicht bis 2021 warten. Warum nicht jetzt die Zeit nutzen, in der ohnehin im Unternehmen nicht viel passiert und vorarbeiten?

Vieles hierzu kann auch vom Home Office recherchiert werden und die notwendigen Abstimmungen können ohne persönliche Treffen über Skype, E-Mail und Telefon erfolgen.

Die jetzt durchzuführenden Aufgaben könnten sein:

– Bestimmung eines Teams im Unternehmen, welches für Unternehmensführung und Management die Vorgaben aus der Richtlinie zusammenstellt und hieraus to dos für das Unternehmen ableitet

– Rücksprache mit  auf die Umsetzung spezialisierte Berater & Rechtsanwälte

– Erstellung und interne Diskussion eines Projektplans zur Umsetzung der Richtlinie

– unter den Führungskräften stattfindende Erörterung der Entscheidung, ob man die Richtlinie unternehmensintern umsetzt oder hierfür Drittfirmen beauftragt, siehe nächster Punkt

– Kalkulation des Aufwands und der Kosten einer unternehmensinternen Umsetzung vs Beauftragung von Drittfirmen zur Entscheidungsfindung

– Vorbereitung von Materialien zur internen Kommunikation, mit der das eigene Meldesystem den Mitarbeitern vorgestellt wird

– Vorbereitung der Schulung des unternehmensinternen Mitteilungsempfängers und Abstimmung der IT zur Einrichtung eines Meldekanals

Am Ende muss das Ziel sein, dass man, sobald die Richtlinie greift und umgesetzt werden muss, nur noch „auf den Knopf drücken“ muss. Denn dann ist man mit der Umsetzung schon fertig. Hierdurch hat man den Schaden, den die Coronakrise in Unternehmen sicherlich in der Rückschau hervorgerufen hat, zumindest ein wenig relativiert. Darüber hinaus sind Mitarbeiter sinnvoll beschäftigt und hierdurch auch nicht unerheblich für die Zeit nach der Krise motiviert worden.