EU Richtlinie zum Whistleblowerschutz
Für mehr Transparenz und weniger Korruption
Whistleblower sind wichtig. Denn mit ihrem Mut tragen sie zu einer offeneren und transparenteren Kultur in den Unternehmen bei. Um Hinweisgeber zukünftig besser vor Repressalien (z.B. Kündigung) zu schützen, tritt ab dem 17. Dezember 2021 die EU Richtlinie zum Whistleblowerschutz in Kraft. In Deutschland gilt dann das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG)
Mit der Umsetzung der Richtlinie soll verhindert werden, dass Hinweisgeber ihre Beobachtungen unkontrolliert direkt an die Öffentlichkeit geraten.
So schützt die Richtlinie auch Unternehmen vor nachhaltigen Reputationsschäden.
Die EU leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Bekämpfung von Korruption und Unregelmäßigkeiten in Unternehmen und Behörden.
Laden Sie sich hier die EU-Richtlinien als pdf herunter
Setzen Sie die EU-Whistleblower-Richtlinie schon jetzt in Ihrem Unternehmen um!
Es steht fest, dass Deutschland die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel in ein eigenständiges Gesetzt umsetzen wird! Wir warten gespannt auf die Umsetzung und Beantwortung aller Detailfragen zum Schutz des Hinweisgebers, in Bezug auf Verstöße gegen EU-Recht, aber auch Verstößen gegen deutsches Recht.
Arbeitgeber sollten bereits jetzt ein Meldesystem einführen, denn Arbeitgeber als Hinweisgeber können sich ab dem 17.12.2021 auf diese EU-Richtlinie berufen und es sollte im Sinne des Unternehmens sein, wenn Hinweisgeber die Meldung zunächst intern abgeben, bevor sie an die Öffentlichkeit gehen. Daneben sind öffentliche Stellen bereits aus der EU-Richtlinie verpflichtet, ohne dass es eines deutschen Gesetzes bedarf. Die Richtlinie wird also zunehmend in der Praxis Bedeutung entfalten.
Nutzen Sie für Ihr Unternehmen die Vorteile des Hinweisgeberschutzes als Frühwarnsystem, um Ihre Prozesse zu optimieren und um Schwachstellen und Fehler zu identifizieren.
indicia GmbH & Co. KG hilft Ihnen dabei, die EU-Richtlinie in vollem Umfang umzusetzen und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden in die anonyme Meldestelle aufzubauen.
Für wen gilt die Richtlinie?
Die EU-Richtlinie, bzw. das bundesdeutsche Hinweisgeberschutzgesetz, verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden oder einem Jahresumsatz von mindestens 10 Millionen Euro sowie Behörden.
Auch kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Angestellten müssen handeln, wenn sie in korruptions-sensiblen Bereichen tätig sind. Die Regelungen aus der Richtlinie treten ab Dezember 2021 in Kraft. Für kleinere Unternehmen gelten Übergangsfristen.
Unternehmen, die ab Inkrafttreten des HinschG keine Meldestelle für Hinweisgeber einrichten, drohen Nachteile.
Was genau müssen Sie tun?
Unternehmen und Behörden werden gleichermaßen verpflichtet, umfangreiche Maßnahmen zu ergreifen und Strukturen zu schaffen, die eine vertrauliche Abgabe von Hinweisen ermöglichen. Dazu gehören:
- Die Einrichtung eines internen, geschützten Meldekanals im Unternehmen
- besondere Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber (z.B. Kündigungsschutz)
- Bestellung eines qualifizierten Empfängers für die Hinweise
- Einrichtung, Durchführung und Überwachung eines Prozesses zur Behandlung von Hinweisen
- unternehmensinterne Information und Schulung der Mitarbeitenden
Verweis auf externe Publikationen:
Weniger Korruption durch mehr Transparenz
In einem aktuellen Beitrag der Novemberausgabe vom IHK-Magazin rund um Personal und Zukunft informiert Indicia über die EU-Richtlinie zum Whistleblowerschutz ab dem 17. Dezember 2021.
Neuer Gesetzentwurf zum Hinweisgeberschutz liegt vor
In einem aktuellen Beitrag der Juni-Ausgabe vom IHK-Magazin rund um Wirtschaftsinfos aus und für die Region informiert Indicia über die geplanten Gesetzesentwürfe zum Hinweisgeberschutz für Deutschland.
Arbeitgeber sollten vorbereitet sein: Deutschland schützt endlich Whistleblower
Der Hinweisgeberschutz nimmt nun Fahrt auf – in einem aktuellen Artikel auf Osthessen-News informiert Indicia über den neuen Gesetzesentwurf, der voraussichtlich im Juni beschlossen werden könnte.
Wir setzen für Sie die Richtlinie um. So sind sie rechtzeitig am Start.
Die Expertinnen und Experten von indicia kommen aus unterschiedlichen Disziplinen: Risiko- und Qualitätsmanagement, Rechts- und Kommunikationsberatung sowie IT-Entwicklung. Mit diesem Kompetenzmix setzen wir alle in der EU-Richtlinie geforderten Maßnahmen vollumfänglich für Sie um:
- Wir richten einen internen Meldekanal in Ihrem Unternehmen oder auf dem Server der indicia ein – online, via Hotline und/oder Mail
- Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung aller richtlinienkonformen Prozesse
- Wir informieren und schulen Ihre Mitarbeitenden, damit sie die Nutzung des Meldekanals verstehen und ihm vertrauen
- Wir organisieren die Schnittstelle zum Compliance Management. Wenn gewünscht übernehmen wir für Sie Compliance-Aufgaben
- Wir erstellen Ihnen eine richtlinienkonforme Dokumentation
- Wir bieten rechtliche Beratung bei strafrechtlich relevanten Regelverstößen
Umsetzung der EU-Richtlinie: Unser Leistungsspektrum im Überblick
- Einrichten einer richtlinienkonformen und unternehmensspezifischen Meldestelle: E-Mail, Hotline, webbasierte Lösung
- Technischer und personeller Support inkl. Betreuungs-Hotline
- Aufnahme, Verwaltung und Bearbeitung möglicher Hinweise
- Kontinuierliche Dokumentation und Einhalten der durch die EU-Richtlinie vorgegebenen Fristen
- Übernahme der Schnittstellenfunktion mit der Compliance- oder Rechtsabteilung des Unternehmens
- Begleitung und Organisation möglicher Folgemaßnahmen
- Pre-Check: Analyse der individuellen Unternehmensabläufe
- Rechtliche Begleitung der Einrichtung des Meldesystems, juristische Schulung der mit dem Meldesystem im Unternehmen befassten Personen
- Rechtliche Betreuung der Compliance- bzw. Rechtsabteilung bei Fragen im Umgang mit Hinweisen und Hinweisgebern
- Sicherstellung einer aus dem Anwaltsprivileg herzuleitenden Vertraulichkeit
- Auf Wunsch Bestellung des externen Hinweisgeber-Empfängers
- Organisation der rechtlichen Betreuung des Hinweisgebers
- Kommunikationsplanung für zielgruppengerechte Ansprache (z.B. zur Vertrauensbildung bei den Mitarbeitenden, zur Einbindung von Geschäftspartnern, etc.)
- Umsetzung von Einzelmaßnahmen
– Informationsmaterialien: Präsentation, FAQ, Info-Plakate, Flyer, etc.
– Redaktion/Texte für Berichterstattung in internen und externen Medien
– Konzeption und Umsetzung von Informationsveranstaltungen und Team-Meetings - Begleitende Kommunikation
– Interne Kommunikation: Berichterstattung Umgang mit Vorfällen, Ausbau einer Vertrauenskultur
– Krisenkommunikation bei Complianceverstößen mit starker Außenwirkung
Funktionsweise unseres digitalen Meldesystems
Unser Meldesystem bietet Ihnen: Einfache Handhabung, Sicherheit (Einhaltung DSGVO, DPIA, ISO 27001) und Mehrsprachigkeit
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Option 1: Hotline
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Option 2: gesicherte Email-Adresse
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Option 3: Online-Meldekanal
- Dokumentation des Vorfalls
- Vorgangsnummer wird mitgeteilt; Hinweisgeber kann Status einsehen
- Fristgerechte Eingangsbestätigung an Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen
- Reaktion/ Abschlussbericht spätestens innerhalb von 3 Monaten
- Prüfung Stichhaltigkeit und Aufbereitung des Hinweises
- Vertrauensaufbau und Detailabfragen mit dem Hinweisgeber führen
- Weiterleitung des Hinweises an Compliance-Verantwortliche. Die Identität des Hinweisgebers wird gewahrt.
- Maßnahmen, um jede Form von Repressalien der Hinweisgeber zu verhindern
- Gespräche mit „angezeigten“ Personen
- Prüfung der Schwere des Sachverhalts
- Falls nötig, Einleitung und Durchführung interner Ermittlungen
- Laufende Dokumentation des Vorfalls und Kommunikation mit dem Hinweisgeber
- Fokus: Umsichtige und geräuschlose Klärung des Sachverhalts
- Organisation der rechtlichen Betreuung des Hinweisgebers
- Falls erforderlich: Ergreifen von personellen oder strafrechtlichen Maßnahmen
- Bei besonderer Schwere und Öffentlichkeitsrelevanz: Einleitung einer sachdienlichen Krisenkommunikation
Systemaufbau unseres Meldekanals
Welche Vorteile hat die Beauftragung eines externen Dienstleisters?
- Whistleblower haben generell ein größeres Vertrauen in ein extern betriebenes Hinweisgebersystem, da sie hier Ihre Identität eher geschützt sehen und der nötige Abstand zum eigenen Unternehmen besteht.
- Es sind rechtlich und psychologisch geschulte Experten mit Wissen und Erfahrung erforderlich, da sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen befassen muss
- Dies bieten externe, professionell aufgestellte Partner grundlegend an, da die Bearbeitung von Hinweisen zu ihren Hauptaufgaben gehören und sie zudem oft langjähriges Know-how im Qualitäts- und Risikomanagement haben
- Es muss kein eigenes Personal bereitgestellt oder eingestellt werden. Auch an Vertretungen muss nicht gedacht werden
- Ein externer Dienstleister kann innerhalb kürzester Zeit die Meldestelle und alle nach der Richtlinie notwendigen Strukturen implementieren
- Er erledigt zu klar kalkulierbaren Kosten alle Aufgaben, die aus dem HinSchG erwachsen und rechnet nur pro eingehendem Hinweis und entstandenen Aufwand ab
- Er schult bei Bedarf die Mitarbeitenden zum Betrieb der Meldestelle, erklärt den Nutzen und fördert das Vertrauen in das Hinweisgebersystem
- Weitere organisatorische Beratung für die Umsetzung von Compliancemaßnahmen als Folgemaßnahmen durch die Hinweise, können für die Unternehmen angeboten werden
Vertrauen ist das A&O
Das beste und sicherste Meldesystem bringt keinem etwas, wenn es nicht genutzt wird. Es ist eine Frage der Kommunikation und einer intakten Vertrauenskultur im Unternehmen, ob und wie stark Hinweisgeber sich dem geschützten Kanal anvertrauen. Ihre Mitarbeitenden müssen sich sicher sein, dass ihre Angaben absolut vertraulich behandelt werden und sie im Ernstfall keine Konsequenzen zu befürchten haben. Und sie müssen Ihnen glauben, dass Sie als Unternehmensverantwortliche jedem Hinweis konsequent nachgehen.
Wir unterstützen Sie dabei, dieses Vertrauen aufzubauen:
- Wir sorgen mit einem umfangreichen Kommunikationspaket und Coaching dafür, dass Ihre Belegschaft und die Arbeitnehmervertretung den Nutzen eines Meldesystems verstehen und Ihnen als Geschäftsführung vertrauen.
- Wir betreiben Ihr Meldesystem auf einem externen Server. Ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor für die Hinweisgeber – garantiert anonym und sicher.